L’employeur connaît à l’égard de ses salariés un ensemble d’informations de nature confidentielle, dont : le numéro d’assurance sociale, l’adresse, la date de naissance, la situation familiale, le parcours professionnel, la formation, le numéro de compte bancaire, les renseignements médicaux, les antécédents judiciaires ou encore le temps consacré à fureter sur le Web.
De par son rôle, l’employeur a donc une grande responsabilité envers l’utilisation de ces renseignements. Il se doit alors de bien comprendre ses droits et obligations. Les activités de collecte, d’utilisation, de détention et de communication des renseignements personnels par l’entreprise privée au Québec, sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « Loi québécoise») et, de façon plus générale, à la Charte des droits et liberté de la personne ainsi qu’au Code civil du Québec.
Dans le cadre de la loi québécoise, les renseignements protégés sont ceux qui sont propres à l’individu et qui permettent de l’identifier. Du moment qu’une entreprise détient un intérêt sérieux et légitime, elle pourra constituer un dossier sur une personne. Pour ce faire, elle ne peut recueillir que les renseignements qui sont nécessaires à l’objet du dossier. Ce qui est « nécessaire » n’est pas simplement utile, mais requis.
Alors, quels sont, en pratique, les renseignements que l’employeur peut demander lors de la préembauche aux candidats potentiels.
Les informations « nécessaires » lors de la préembauche
Dans le cadre de l’évaluation de préembauche, les renseignements nécessaires auxquels un employeur peut avoir accès sont ceux qui lui permettent d’évaluer les aptitudes et qualifications d’un candidat requis pour le poste visé. Ceux-ci incluent notamment, la formation, l’expérience de travail et certains détails quant aux aptitudes et qualifications personnelles et professionnelles du postulant. Ces informations peuvent être recueillies par l’entremise de tests, d’examens, de questionnaires et d’entrevues. Cependant, l’obtention du numéro d’assurance sociale, de la date de naissance ou de tout renseignement bancaire est jugée non nécessaire à cette étape, et de tels renseignements ne deviendront pertinents qu’au moment de l’embauche.
Au stade de la préembauche, les tests psychologiques et psychométriques sont reconnus a priori comme étant très intrusifs dans la vie privée . Ils pourront être considérés nécessaires si l’employeur peut démontrer que l’intrusion est justifiée en raison des exigences particulières de l’emploi. Toutefois, l’employeur devrait d’abord avoir obtenu le consentement exprès du candidat qui se soumet à une telle évaluation, et les résultats compilés devraient n’être utilisés que pour les fins prévues au consentement, soit la préembauche, le cas échéant .
Également, la question des antécédents judiciaires préoccupe de nombreux employeurs. Sachez que le cadre légal empêche quiconque de refuser d’embaucher, de congédier ou de pénaliser, de quelque façon que ce soit, une personne du seul fait de ses antécédents judiciaires sans lien avec l’emploi. Le respect du droit au respect de la vie privée nécessite que la cueillette d’information sur les antécédents judiciaires ne soit limitée qu’aux déclarations de culpabilité qui sont incompatibles ou en lien direct avec l’emploi concerné.
En ce qui concerne les examens médicaux préalables à l’embauche, ils sont généralement limités à certaines fonctions particulières où la sécurité du postulant ou d’autrui serait mise en péril dans l’éventualité où le candidat aurait certains handicaps. Encore ici, le critère de nécessité doit être évalué en lien avec les exigences du type de poste convoité. Ensuite, un problème médical révélé lors des tests pourra justifier l’arrêt du processus d’embauche dans les cas où l’employeur peut démontrer un lien rationnel entre la condition médicale et l’emploi.
La surveillance des employés
Lorsqu’un employeur désire effectuer la surveillance de certains employés par caméra vidéo, par écoute téléphonique ou par la vérification des courriels, il doit avoir un motif raisonnable (exemples : doutes raisonnables que l’employé vole, commet des actes de vandalisme) pour limiter ainsi la vie privée de ses employés au travail. Notons qu’une surveillance constante et continue, sans motif valable, constituera certes une atteinte à leur vie privée. Avant de procéder à une telle surveillance, l’employeur doit se demander si la mesure de surveillance envisagée est nécessaire et efficace pour répondre à un besoin spécifique, si l’intrusion dans la vie privée est proportionnelle à l’avantage retiré, s’il existe ou non un autre moyen moins intrusif d’atteindre l’objectif visé.
Enfin, une méthode plus récente de collecte de renseignements personnels au travail qui requiert d’être connue et surtout acceptée par les employés, est la biométrie. Cette technique consiste à l’identification de traits physiques particuliers permanents et uniques à chaque individu (empreintes digitales, forme de la main, visage ou rétine et l’iris de l’œil [biométrie morphologique]) ou à répertorier des renseignements à propos d’un individu (tracé de la signature, l’empreinte de la voix, la démarche et la façon de taper sur un clavier [biométrie comportementale]). Notons que la Loi concernant le cadre des technologies de l’information prévoit, d’une part, que l’utilisation de ces systèmes oblige l’obtention d’un consentement exprès des personnes concernées et, d’autre part, que les informations recueillies doivent être détruites dès que l’objectif qui fonde la vérification ou la confirmation d’identité est atteint. De plus, tout employeur qui désire instaurer un tel système doit d’abord le divulguer à la Commission d’accès à l’information.
Conclusion
En somme, le droit de l’employeur de cumuler des informations personnelles au sujet de ses employés le soumet, du même coup, à l’obligation de voir au respect de leur vie privée. Ainsi, dès qu’un employeur recueille un renseignement personnel sur un de ses employés, il doit s’interroger sur la nécessité d’une telle information et s’assurer que son utilisation correspond aux fins pour lesquelles elle a été recueillie. L’utilisation des renseignements pour tout autre motif nécessite un nouveau consentement de l’employé.
Le présent texte est publié à titre informatif seulement et ne constitue pas une opinion juridique. Pour de plus amples renseignements concernant ce sujet ou tout autre sujet connexe, nous vous invitons à contacter l’auteur de ces lignes ou un de nos professionnels.